Планировать или не планировать?

Встретил в последней рассылке советы по планированию. Насколько же это все... хм, неразумно : ). Вот только задумайтесь и скажите честно -- можете ли вы с достаточной уверенностью сказать, сколько у вас займет времени решение той или другой проблемы? Жизнь, она по своей сути ну просто не может вписаться в жесткие рамки ежедневника! Так для чего же пытаться составлять какие-то расписания, а потом переживать и расстраиваться из-за того, что все пошло наперекосяк? Все нужно делать тогда, когда это интересно и вы "настроены" на это. А если вы будете прерывать одно только лишь потому, что по графику пора заняться чем-то другим -- так можно только все испортить...

Zanuda (адрес вырезан)

О пользе планирования

Пример номер 1. Во время учебы в институте мне довелось работать на кафедре. Меня поразил один интересный способ принуждения работать, который использовал мой начальник. Раз в неделю он заставлял подчиненных писать отчеты о проделанной работе, а также составлять план на следующую неделю. Дальше начальник использовал отчеты для воздействия на подчиненных.

Пример номер 2. Представительство иностранной компании внедрило систему финансового планирования среди подчиненных. В результате процесс закупки новой техники перестал быть проблемой (если вы системный администратор, то вам эта проблема известна). Специалист периодически делал заявку о покупке новой техники, и заранее узнавал, будет ли его просьба удовлетворена или нет.

Пример номер 3. Работает агентская структура в оптовом предприятии. Каждому агенту ставится задача (план) посещать 20 клиентов в день. Народ возмущается, но через некоторое время оказывается, что задача выполнена -- посещается 25 клиентов в день при великолепном результате.

Пример номер 4. На предприятии, где традиционно роль начальников занимают мужчины, работают женщины. Мне показалось, что это было достигнуто через внедрение системы планирования и отчетности. Неэффективные мужчины были просто уволены, более "дешевые" женщины благодаря системе планирования обучены.

Конечно, крушение планов болезненно. Горько осознавать, что план рассыпался как карточный домик. Но крушение плана не свидетельствует о том, что следует отказываться от планирования как метода. Это не метод планирования несостоятелен, это наши представления о мире несостоятельны. Так пересмотрите взгляды на окружающий мир! Ставьте гипотезы и проверяйте их работоспособность.

Планирование и принуждение

Вы можете использовать "плановый" способ принуждения других. Например, Вы хотите добиться от своего друга определенного результата (и совсем необязательно он должен быть Вашим подчиненным). Вы просите запланировать это дело на какой-либо конкретный день. Дальше следует несколько раз напомнить об обещании. Наступает день, и... ничего не сделано. Тогда Вы просите еще раз переназначить дату, опять-таки на конкретный день. Так следует переназначать план и напоминать до тех пор, пока дело не будет сделано ("вода камень точит").

Этот способ принуждения я узнал от своего друга (кстати, успешного руководителя). Он каждое утро встречал меня, улыбался и спрашивал, как движется его дело. Постепенно он увеличивал нажим. Дело дошло до того, что его появление у меня четко стало ассоциироваться с решением проблемы. И проблема была решена, чтобы он "отстал от меня".

Следует помнить, что планирование -- это изощренный способ принуждения как самого себя, так и других. "Планируй удваивать свой оборот каждый месяц" -- советовал один бизнесмен, и был прав.


Планировать или не планировать

Вспомнился мой опыт. Он длился около двух лет. С тех пор уже прошло лет семь-восемь, но привычка, само воспитанная в то время, продолжает работать "на автомате". Дело было так. Как всегда, случайно мне в руки попала какая-то книжка типа "как стать счастливым и богатым". Конечно, она была переводная с американского. Конечно, в ней все было весело описано. И там была система планирования, которую я в тот же день взял себе и начал использовать. В моем ежедневнике и сегодня приклеен бумажный карманчик, в котором лежат эти листочки. Но теперь я заглядываю в них раз в три-четыре месяца, больше из любопытства. А планирую все "устно", почти мгновенно -- в силу натренированной привычки. Теперь по сути.

Я взял пять четвертушек листа А4. Положил их горизонтально, чтобы строчки для записи не были слишком короткими. Взял красный фломастер и вверху на первом листочке написал "ВАЖНЫЕ И СРОЧНЫЕ". На втором -- "ВАЖНЫЕ", на третьем -- "СРОЧНЫЕ", на четвертом -- "ДАЮЩИЕ МНЕ ЗАНЯТИЕ" и на последнем, пятом, -- "ПУСТАЯ ТРАТА ВРЕМЕНИ". После этого я взял голову в руки, подумал и за полчаса разбросал все текущие дела -- от обилия которых голова просто шла кругом! -- по этим листочкам.

Конечно, хотелось почти все дела всунуть в первый листочек...:-) Да оно так и получилось -- он был переполнен... Уже позже, с опытом такого планирования, возникла способность "на нюх" определять, в какой листочек падает то или иное набежавшее на меня дело. Именно эта способность и позволяет мне теперь делать эту процедуру без листочка и почти мгновенно.

Работа с листочками очень простая. Как только выдается кусочек свободного времени, я беру листочки в руки и начинаю читать самый первый -- про важные и срочные. Прочитав один пункт, я спрашиваю себя: "Могу ли я вот теперь -- в этот имеющийся кусочек времени -- это делать? Есть ли у меня сейчас все, что для этого нужно?" Если оба ответа "да", то дальше я уже не читаю. Я просто принимаюсь за дело!

Какие эффекты я наблюдал? Ну, перво-наперво, конечно, пришлось дела перетаскивать из одного листочка в другой. Навыка ведь не было, чтобы точно "взвешивать" дела. Для этого маленькие листочки были очень удобны -- новый написал, а старый выбросил... Конечно, доставляло мне большое удовольствие сделанное дело заштриховать. Для этого я держал всегда под рукой огрызок цветного карандаша -- заштриховал, а прочитать всегда можно. Маркер в этом смысле хуже -- он быстро высыхает, надо покупать новый, а того же самого цвета, к которому привык, порой не находится. Словом, мне карандаш был удобнее, да и цвет у него не так режет глаз. Еще один "эффект" был такой: иногда из любопытства я все же заглядывал в пятый листочек -- "а что же это такое я туда записал?". Сначала все казалось, что вот еще чуть-чуть -- и я доберусь до них. Потом я начал понимать, что даже до третьего листочка почти никогда очередь не доходит. А еще позже я убедился, что даже на второй листочек (при "правильном" планировании) заходишь нечасто. Вот такие результаты у меня были.

С тех пор я многих людей, которые мне жаловались на "хроническую нехватку времени", научил этому нехитрому планированию. Я говорил им примерно так в ответ: "Так. Присядем (молча брал два листа А4, разрывал их на четвертинки, доставал красный фломастер, клал перед коллегой пять четвертушек). Напиши на этом сверху "важные и срочные"... После надписи на последнем лесточке я помогал ему раскидать часть его дел. Объяснял, как нужно "читать" листочки. Через несколько дней я, конечно, спрашивал, как оно там происходит, -- в первые дни лица были просто растерянные...

Соведущий рассылки "Парное обучение"

Григорий Олегович gromyko@myokay.net

Насчет планирования -- это хорошая штука, когда планируешь для себя или для подчиненных на короткий срок (оперативное планирование). Отвратительно -- когда начальство планирует для тебя, особенно без тебя. Мне еще не попадался начальник, который лояльно относился бы к срыву планов по объективным причинам :(. Если учесть сколько времени уходит на составление, обоснование и согласование плана, а также на написание отчета по нему. А если план сорвется в пункте, от которого, скажем, зависят остальные? Чаще всего после этого наступает новая фаза согласований и т.д. И все это время конкретное дело "конкретно" простаивает. Кроме того, планы на длительный срок должны составляться на основе долгосрочного прогноза, а это дело у нас слишком смахивает на метеорологию ;).

IMHO, если человек понимает, что план -- это только прикидка будущих действий, не требующая неукоснительного выполнения, то пусть планирует на здоровье, если нет -- лучше уж действовать как Zanuda.

Best regards,

UstASmailto:ustas@male.ru

Допустим, у Вас уже есть еженедельный план. Теперь Вы должны распланировать каждую неделю по дням и часам. Лучше всего это делать в какой-то определенный день (например, в воскресенье) на неделю вперед. Как и при планировании долгосрочных дел, Вы должны внести в план строго обязательные дела (типа работы, учебы, времени на дорогу) и установить для всех дел сроки их выполнения. При этом учитывайте время суток, в которое у Вас максимальная работоспособность (для каждого человека оно свое), и выделяйте его для самостоятельных занятий. И помните: лучше заниматься каждый день по часу, чем один раз в неделю, но целый день. Начинать занятия следует с более трудных предметов, оставляя более легкие на конец занятий.

Занятия, по-моему, надо еще разделять по степени важности и начинать выполнение с самых важных, поскольку тогда в случае незапланированного перерыва или обрыва работ потери будут минимальны.

Владимир Белов

Vladimir Below <vbelow@SPM.DE

Я считаю, что планировать надо. Только как это делать? Я все свои дела планирую. Я все планирую, в том числе и свою жизнь, и свои доходы. Я не использую для этого бумагу или что-то еще, чтобы записать. В бумагах я теряюсь и делаю дела не в порядке их важности, а в том порядке, в котором они написаны. Бумаги отнимают очень много времени и места. Я использую свою память. Чем больше от нее требуешь, тем больше она дает. На бумаге иногда все-таки пишу дела, которые надо сделать, но это для того, чтобы заглянуть туда, когда будет момент, когда я сделаю запланированное и дальше не буду знать, что делать. Просто переключиться сложно, если не знаешь, куда можно переключиться. Бумага просто напоминает, какие вообще есть дела, а не в каком порядке их делать.

Многим людям очень сложно планировать свою деятельность и сказать хотя бы примерную дату, когда они выполнят задание. Мой руководитель обычно устанавливает срок сам, но с очень большим запасом. Человек понимает, что руководитель дал ему в несколько раз больше времени, чем требуется на выполнение данной задачи, и тогда уже ему легче выбрать реальный срок.

Я думаю, что люди просто боятся первыми установить срок, потому что у начальника может быть представление, что эту задачу надо выполнить за более короткий срок.Я перенял этот опыт, и теперь между мной и подчиненными обычно происходит подобный диалог:

- Нужно сделать вот это. Четыре недели тебе хватит?

- Да и двух хватит.

- Хорошо.

Получается, что, с одной стороны, человек показывает начальнику, что он может работать лучше, чем о нем думает начальник, а с другой стороны, сам ставит себе срок, по истечении которого начальник может потребовать окончания выполнения задачи.

Владимир Александрович Алексеев

ava@nts.hippo.ru

Другие статьи с сайта "Больше, чем скорочтение"


Разделы:Скорочтение - как читать быстрее | Java тренинги - работа на мобильном | Тест скорочтения - проверить скорость | Проговаривание слов и увеличение скорости чтения | Угол зрения - возможность научиться читать зиг-загом | Концентрация внимания - отключение посторонних шумов Медикаментозные усилители - как повысить концентрирующую способность мозга | Запоминание - Как читать, запоминать и не забывать | Курс скорочтения - для самых занятых | Статьи | Книги и программы для скачивания | Иностранный язык | Развитие памяти | Набор текстов десятью пальцами | Медикаментозное улучшение мозгов | Обратная связь